5 เรื่องที่ทีมการตลาด และ ทีมจัดซื้อต้องรู้  ก่อนจ้างบริษัทขนย้ายบูธแสดงสินค้า

การออกบูธ คือหนึ่งในกิจกรรมทางการตลาดที่สำคัญมาก โดยเฉพาะกลุ่มธุรกิจ B2B  ไม่ว่าจะเป็นงาน Exhibition, Trade Show, Conference หรือ กิจกรรมทางการตลาด ที่ต้องนำอุปกรณ์ และ โครงสร้างไปจัดแสดงให้กลุ่มลูกค้าเป้าหมายรับรู้

แต่กว่าจะออกมาเป็นบูธที่หน้าตาสวยงาม ดึงดูดลูกค้าได้ นอกจากการออกแบบบูธและติดตั้งแล้ว อีกหนึ่งกิจกรรมที่สำคัญไม่แพ้กัน นั่นคือ การขนย้ายบูธ และ อุปกรณ์สำหรับจัดแสดงไปยังสถานที่จัดงานอย่างปลอดภัย และ ตรงเวลา 

ซึ่งอุปกรณ์สำหรับการจัดบูธจะมากหรือน้อย จะเล็กหรือใหญ่ จะขึ้นอยู่กับประเภทของบูธ และ สินค้า โดยหลัก ๆ มักจะมี โครงสร้าง เฟอร์นิเจอร์ จอภาพ อุปกรณ์ไฟฟ้า แบคดรอป โรลอัพ สแตนดี้ รวมถึงพวกใบปลิวต่าง ๆ ซึ่งหากไม่ระวังในการขนย้าย อาจเกิดความเสียหาย ใช้งานไม่ได้ หรือ แม้แต่ความล่าช้าในการขนส่งจนกระทบต่อกำหนดการติดตั้ง

สำหรับทีมการตลาดและทีมจัดซื้อ การเข้าใจขั้นตอนการขนย้ายบูธ ขนย้ายงานแสดงสินค้า จะช่วยให้สามารถควบคุมทั้ง งบประมาณ ความเสี่ยง และ Timeline ของงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Key Takeaway

• กำหนด Scope of Work ให้ชัดเจนก่อนขอใบเสนอราคา เพราะราคาที่ต่างกันมักมาจากขอบเขตงานที่ไม่เท่ากัน ไม่ใช่แค่ต้นทุนที่ต่างกัน
• จัดทำ Inventory Checklist ครบถ้วน ช่วยให้ผู้ให้บริการประเมินรถ ทีมงาน และวิธีป้องกันสินค้าได้แม่นยำ
• ระบุสถานที่ กำหนดการ และข้อกำหนดของ Venue ให้ชัดเจน เพราะงาน Exhibition มี Deadline ที่เลื่อนไม่ได้
• เปรียบเทียบต้นทุนรวม ไม่ใช่แค่ค่ารถ ระหว่างขนย้ายเองกับจ้างมืออาชีพ
• เลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ Exhibition โดยเฉพาะ พร้อมประกันภัยและบริการแบบ Full-service

5 ขั้นตอนวางแผนขนย้ายบูธ ให้ประหยัดงบและตรงเวลา

อุปกรณ์สำหรับจัดบูธจะมากหรือน้อย เล็กหรือใหญ่ ขึ้นอยู่กับประเภทของบูธและสินค้า โดยหลักๆ มักมีโครงสร้าง เฟอร์นิเจอร์ จอภาพ อุปกรณ์ไฟฟ้า แบคดรอป โรลอัพ สแตนดี้ รวมถึงใบปลิวต่างๆ ซึ่งหากไม่ระวังในการขนย้ายบูธ อาจเกิดความเสียหาย ใช้งานไม่ได้ หรือแม้แต่ความล่าช้าจนกระทบกำหนดการติดตั้ง

1. กำหนด Scope of Work ให้ชัดเจน

สิ่งแรกที่ควรกำหนดก่อนติดต่อผู้ให้บริการขนย้ายงานแสดงสินค้า คือ บริษัทต้องการให้ผู้ให้บริการทำงานอะไรบ้าง เพราะ ความรับผิดชอบของงาน มีผลต่อการคิดราคาด้วย ไม่ใช่แค่น้ำหนักและระยะทาง

• Transportation Only : รับและส่งสินค้า
• Loading & Unloading : รวมบริการขนถ่ายสินค้า
• Packing + Transportation : รวมการแพ็กและขนส่ง
• Packing + Loading + Transportation + Unloading
• Full-service Exhibition Logistics : ดูแลตั้งแต่ Packing, Loading, Transportation, Unloading ไปจนถึง Storage

การระบุ Scope ให้ละเอียดตั้งแต่ต้นช่วยให้ทั้ง Marketing และ Procurement สามารถสื่อสารกับผู้ให้บริการได้ตรงกัน และทำให้ใบเสนอราคาจากแต่ละบริษัทสามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้อย่างเป็นธรรม

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทหนึ่งเสนอราคาเฉพาะค่ารถ แต่บริษัทอีกแห่งรวมคนยกและบริการขนถ่ายสินค้าไว้แล้ว ราคาที่แตกต่างกันไม่ได้หมายความว่าบริษัทแรกถูกกว่าหรือบริษัทที่สองแพงกว่าเสมอไป แต่เป็นเพราะ Scope of Work ไม่เท่ากัน

2. จัดทำ Inventory Checklist ให้ครบถ้วนก่อนขนย้าย

หลังกำหนด Scope of Work แล้ว สิ่งสำคัญคือให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องขนย้ายแก่ผู้ให้บริการให้ได้มากที่สุด:

• รายการอุปกรณ์ที่จะขนย้าย และจำนวนของแต่ละรายการ
• ขนาดและน้ำหนักโดยประมาณ
• จำนวนกล่องหรือ Package
• อุปกรณ์ที่เปราะบาง มีมูลค่าสูง หรือต้องการการดูแลพิเศษ

เมื่อทีมการตลาดหรือทีมจัดซื้อให้ข้อมูลได้ละเอียดครบถ้วน บริษัทขนย้ายจะนำไปประเมินต่อว่าต้องใช้รถประเภทใด กี่เที่ยว ใช้ทีมงานกี่คน ต้องใช้อุปกรณ์ยกหรือไม่ และต้องป้องกันสินค้าแบบใด ข้อมูล Cargo ที่ละเอียดจึงช่วยให้ประเมินงานได้แม่นยำขึ้น ควบคุมต้นทุนได้ และไม่เกิดงบประมาณบานปลาย

3. ระบุสถานที่เข้ารับ สถานที่จัดส่ง และ กำหนดการ ให้ชัดเจน

สำหรับงาน Exhibition เรื่อง “เวลา” มีความสำคัญอย่างมาก เพราะกำหนดการของงานมักมี Deadline ที่ชัดเจนและไม่สามารถเลื่อนได้ นอกจากนี้ข้อกำหนดของสถานที่เองก็เป็นสิ่งที่ต้องบรีฟให้กับบริษัทขนย้ายด้วย เพื่อให้สามารถประเมิน และ วางแผนการขนย้ายบูธได้อย่างเหมาะสม 

สิ่งที่ทีม Marketing และ Procurement ควรระบุให้ผู้ให้บริการทราบ ได้แก่

ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ให้บริการขนย้ายบูธนำไปวางแผนเรื่องรถ อุปกรณ์ เส้นทาง และกำลังคนได้อย่างเหมาะสม

4. ตรวจสอบข้อกำหนดของสถานที่ และ แจ้งให้กับผู้ให้บริการล่วงหน้า

นอกจากข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าแล้ว อีกหนึ่งข้อมูลสำคัญที่ควรส่งให้ผู้ให้บริการคือ ข้อกำหนดของสถานที่จัดงาน

เพราะแต่ละ Venue หรือ Organizer อาจมีเงื่อนไขในการนำสินค้าและอุปกรณ์เข้า-ออกพื้นที่แตกต่างกัน

สิ่งที่ควรแจ้งให้กับผู้ให้บริการขนย้ายล่วงหน้า เช่น

• เวลา Load-in / Load-out
• จุด Loading Area
• ขนาดหรือประเภทของรถที่สามารถเข้าพื้นที่ได้
• ขั้นตอนการลงทะเบียน 
• การจอง Loading Dock
• ข้อจำกัดในการใช้ลิฟต์ขนของ
• ข้อกำหนดด้านการขนย้ายและติดตั้ง
• ข้อกำหนดเรื่องประกันหรือเอกสารที่ต้องใช้

ข้อมูลเหล่านี้มักเป็นสิ่งที่ทีมการตลาด ต้องประสานกับ Organizer และ เจ้าของสถานที่ อยู่แล้ว ฉะนั้นเมื่อได้ข้อกำหนดมาแล้ว ควรส่งต่อให้ทีมจัดซื้อ และ ผู้ให้บริการขนย้ายทราบตั้งแต่ขั้นตอนวางแผน

5. กำหนงบประมาณ ประกัน และ Service Level

เมื่อ Scope และ Requirement ชัดเจนแล้ว สิ่งที่การตลาดและจัดซื้อต้องพิจารณาคือ ต้นทุนและระดับการให้บริการ (SLA) ควรกำหนดกรอบงบประมาณและตรวจสอบให้ชัดเจนว่าใบเสนอราคาครอบคลุมค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง

เช่น

• ค่าขนส่ง
• ค่าแรง Loading / Unloading
• ค่า Packing
• ค่าอุปกรณ์พิเศษ
• ค่ารอ ค่าล่วงเวลา
• ค่าทางด่วนหรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
• ค่า Storage

การขอให้ผู้ให้บริการแจกแจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายจะช่วยให้ทีมจัดซื้อเข้าใจต้นทุน และ เปรียบเทียบ Vendor ได้ง่ายขึ้น

---

ทำไมการขนย้ายบูธแสดงสินค้าถึงต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง?

การขนย้ายบูธแสดงสินค้ามีความแตกต่างจากการขนส่งสินค้าทั่วไป เนื่องจากอุปกรณ์แต่ละชิ้นอาจมีขนาด รูปทรง น้ำหนัก และระดับความเปราะบางแตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่น โครงสร้างบูธอาจมีขนาดใหญ่และต้องใช้วิธีการจัดเรียงที่เหมาะสม ขณะที่จอภาพหรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต้องได้รับการป้องกันจากแรงกระแทกและการเคลื่อนที่ระหว่างการขนส่ง

นอกจากนี้ งาน Exhibition ยังมีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่ เช่น กำหนดเวลา Load-in / Load-out, จุดรับ-ส่งสินค้า ข้อจำกัดด้านขนาดรถ รวมถึงขั้นตอนการนำสินค้าเข้าสู่พื้นที่จัดงาน

ดังนั้น การขนย้ายบูธที่มีประสิทธิภาพจึงไม่ใช่เพียงการนำอุปกรณ์จากจุด A ไปจุด B แต่เป็นการบริหาร Logistics ตั้งแต่การตรวจสอบอุปกรณ์ การแพ็กสินค้า การเลือกยานพาหนะ การวางแผนเส้นทาง ไปจนถึงการส่งมอบให้พร้อมสำหรับการติดตั้ง

เปรียบเทียบ: ขนย้ายเอง vs จ้างบริษัทขนย้ายงานแสดงสินค้ามืออาชีพ

สำหรับบริษัทที่มีทีมงานและอุปกรณ์พร้อม การขนย้ายเองอาจดูเหมือนเป็นทางเลือกที่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ควรพิจารณาต้นทุนโดยรวม ไม่ใช่เฉพาะค่ารถขนส่ง

ต้นทุนที่เกิดขึ้นอาจรวมถึงค่าแรงพนักงาน อุปกรณ์สำหรับขนย้าย เวลาที่ทีมต้องใช้ในการจัดการ รวมถึงความเสี่ยงจากความเสียหายหรือการส่งมอบล่าช้า

ประเด็นสำคัญ	ขนย้ายเอง	บริษัทขนย้ายงานแสดงสินค้ามืออาชีพ
ความคุ้มค่า	อาจประหยัดค่าบริการ แต่มีต้นทุนด้านแรงงานและอุปกรณ์	ประเมินต้นทุนรวมและวางแผนทรัพยากรให้เหมาะกับงาน
ความปลอดภัย	ทีมภายในต้องดูแลการแพ็ก ยก และขนส่งเอง	มีทีมที่มีประสบการณ์ด้านการขนย้ายอุปกรณ์หลายประเภท
ระยะเวลา	พนักงานต้องแบ่งเวลาจากงานหลักมาดูแล Logistics	ลดภาระทีมภายในและให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลการขนย้าย
การรับประกัน	บริษัทต้องรับความเสี่ยงเอง	สามารถเลือกผู้ให้บริการที่มีประกันสินค้าตามเงื่อนไขที่เหมาะสม

ดังนั้น หากเป็นงานที่มีอุปกรณ์จำนวนมาก มีสินค้ามูลค่าสูง หรือมีข้อจำกัดด้านเวลา การใช้บริการผู้เชี่ยวชาญอาจช่วยลดภาระของทีมภายในและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้

วิธีเลือกบริษัทรับขนย้ายงานแสดงสินค้าที่ไว้วางใจได้

การเลือกผู้ให้บริการขนย้ายบูธไม่ควรพิจารณาจากราคาต่ำที่สุดเพียงอย่างเดียว แต่ควรประเมินความสามารถในการดูแล Logistics ตั้งแต่ต้นทางจนถึงหน้างาน โดยมีปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา ได้แก่

มีประสบการณ์ด้าน Event / Exhibition โดยเฉพาะ

ผู้ให้บริการควรมีประสบการณ์กับงาน Event และ Exhibition เนื่องจากลักษณะงานมีข้อจำกัดเฉพาะ ทั้งเรื่อง Timeline การเข้า-ออกพื้นที่ และการขนย้ายอุปกรณ์หลายประเภท

ประสบการณ์ในงานลักษณะนี้ช่วยให้ผู้ให้บริการสามารถคาดการณ์ปัญหาและวางแผนการขนส่งให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริงได้มากขึ้น

มีประกันสินค้าครอบคลุมการเดินทาง

ควรตรวจสอบว่าผู้ให้บริการมีประกันภัยสินค้าหรือไม่ รวมถึงขอบเขตความคุ้มครอง วงเงิน และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะเมื่อขนย้ายอุปกรณ์ที่มีมูลค่าสูง

การมีประกันที่เหมาะสมช่วยเพิ่มความมั่นใจและลดความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่ายหากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดระหว่างการขนส่ง

มีทีมงานและบริการแบบ Full-service

สำหรับงานที่ต้องขนย้ายอุปกรณ์จำนวนมาก การเลือกผู้ให้บริการที่สามารถดูแลได้มากกว่าการขับรถส่งของ เช่น บริการยกขน แพ็กสินค้า ขนส่ง รวมถึงถอดเก็บหรือช่วยติดตั้ง จะช่วยลดจำนวนผู้ประสานงานและทำให้การจัดการงานเป็นระบบมากขึ้น

ขนย้ายบูธอย่างมืออาชีพ ลดความเสี่ยงตั้งแต่ต้นทางถึงหน้างาน

การขนย้ายบูธแสดงสินค้าให้ปลอดภัยและคุ้มค่า ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเลือกรถที่มีราคาถูกที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับ การวางแผน Logistics ให้เหมาะสมกับลักษณะของสินค้าและข้อจำกัดของงาน

ตั้งแต่การจัดทำ Inventory Checklist การตรวจสอบขนาดและน้ำหนัก การเลือก Packaging ที่เหมาะสม การศึกษาข้อกำหนดของสถานที่ ไปจนถึงการวางแผนเส้นทางและเวลา ทุกขั้นตอนล้วนมีส่วนช่วยลดความเสี่ยงและควบคุมต้นทุน

สำหรับทีมการตลาดและทีมจัดซื้อ การเลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ด้านการขนย้ายงานแสดงสินค้าโดยเฉพาะ จึงไม่ใช่เพียงการว่าจ้างให้ “ขนของไปถึงงาน” แต่คือการเลือก Partner ที่สามารถช่วยบริหารความเสี่ยงด้าน Logistics เพื่อให้ อุปกรณ์ครบ ปลอดภัย และพร้อมสำหรับการติดตั้งเมื่อถึงเวลาสำคัญของงาน

---

---

คำถามที่พบบ่อย